&#8220;Productivity isn’t everything, but in the long run it is almost everything.” A célebre frase de Paul Krugman, prêmio Nobel de economia de 2008, destaca o quanto a produtividade é importante para a sobrevivência das organizações. E a automação de processos está vindo para transformar performance e produtividade na sociedade.
De 2008 para os dias de hoje, assistimos a transição do mercado para um contexto cada vez mais tecnológico. A tão citada economia digital. Adicionado esse importante fator, enxergamos cada vez mais claramente que, a busca por produtividade e eliminação de desperdícios deve ser uma preocupação incessante, independente do tamanho da organização.
<a href="https://dti.ag/industrias-blogpost"><img fetchpriority="high" decoding="async" class="aligncenter wp-image-10341 size-large" src="http://www.cms.dtidigital.com.br/wp-content/uploads/2017/12/Cta-02-1024x270.png" alt="automação de processos - report industrias" width="1024" height="270" /></a>
Otimizar o tempo gasto muitas vezes é o fator decisivo de sucesso na sua empresa. E é exatamente sobre isso que trataremos hoje!
<div id="toc_container" role="navigation" aria-label="Table of Contents" data-nosnippet class="toc_white no_bullets toc_numbered toc_title_center">Sumário<ul class="toc_list"><li><a href="#Automacao-de-processos">1. Automação de processos</a></li><li><a href="#Microsoft-SharePoint">2. Microsoft SharePoint</a></li><li><a href="#Alguns-tipos-de-processos-para-automatizacao">3. Alguns tipos de processos para automatização</a></li><li><a href="#Beneficios-das-ferramentas-de-automatizacao-de-processos">4. Benefícios das ferramentas de automatização de processos</a></li><li><a href="#Estudo-de-caso">5. Estudo de caso</a></li></ul></div>
<h2 style="text-align: justify;">Automação de processos</h2>
A maioria das organizações ainda usa ferramentas inadequadas para gerenciar e acompanhar os processos do seu dia a dia. É muito comum encontrar planilhas compartilhadas em diretórios na rede, processos acompanhados por e-mail, ou mesmo pequenos sistemas em Access armazenados localmente. Algumas dessas soluções podem até ser usadas temporariamente enquanto um processo amadurece. Entretanto, no longo prazo, reconhecidamente causam desperdício de tempo e frequente perda de informações.
Existem diversas ferramentas para automação de processos de negócio (BPA, do inglês, <a href="http://www.gartner.com/it-glossary/bpa-business-process-automation">Business Process Automation</a>). Hoje daremos ênfase a uma das ferramentas mais utilizadas, o Microsoft SharePoint, mas essas observações também podem ser aplicadas a muitas outras ferramentas de BPA.
<h2 style="text-align: justify;">Microsoft SharePoint</h2>
O Sharepoint permite a automação dos seus processos por meio da configuração de Workflows, que possibilitam a combinação de regras de criação de itens, documentos, inserção de informação pelos participantes, aprovação e muito mais. Formulários são criados e etapas do processo são configuradas sem a necessidade de customização e podem ser mantidas/alteradas pelos usuários avançados. Isso quer dizer que é possível agregar muito valor com um investimento baixo!
<h2 style="text-align: justify;">Alguns tipos de processos para automatização</h2>
Abaixo apresentamos alguns processos típicos existentes em qualquer empresa que poderiam ser automatizados, mas é importante ressaltar que a extensão do BPA vai muito além podendo contribuir muito mais!
⦁ Aprovação de documentos envolvendo o autor, revisor e aprovador; 
⦁ Solicitação de férias envolvendo os funcionários, gerente e contabilidade; 
⦁ Admissão / Demissão de funcionários; 
⦁ Relatório de despesas e solicitação de reembolso envolvendo os funcionários, aprovador e contabilidade;
Os benefícios, por sua vez, também são muitos!
<h2 style="text-align: justify;">Benefícios das ferramentas de automatização de processos</h2>
⦁ Visibilidade das informações para todos os envolvidos no processo. Permitindo também auditorias, pois todas as etapas ficam registradas com seus anexos; 
⦁ Redução de custos / aumento da eficiência; 
⦁ Aumentar consistência e confiança; 
⦁ Melhorar o nível de serviço;
Por último, antes de entrar em nosso estudo de caso, vale mencionar algumas características podem indicar que um processo precisa de automação:
⦁ Grande volume de requisições; 
⦁ Fluxo padrão não é seguido sempre; 
⦁ Necessita de impressão, assinatura, tramitação de papéis; 
⦁ Requer extração e manipulação de dados; 
⦁ Há risco de ficar “travado” esperando alguém agir; 
⦁ Tarefas rotineiras consomem tempo significativo; 
⦁ Envolve departamentos diferentes da empresa; 
⦁ Incidência significativa de erros;
<h2 style="text-align: justify;">Estudo de caso</h2>
Esse projeto foi desenvolvido para uma grande empresa, cujo processo envolvia área solicitante, departamento jurídico e aprovadores para a definição de investimentos dessa empresa. A principal dificuldade era o controle manual de todas as solicitações e o retorno por e-mail para todos os envolvidos, além do acompanhamento das pendências e eventuais solicitações intermediárias. A dti implementou um workflow com formulários para suprir esse processo, tornando as etapas para todos os envolvidos, auditável e economizando horas de todos os participantes!
O diagrama abaixo apresenta o processo em questão:
<img decoding="async" class="aligncenter wp-image-899" title="AUTOMAÇÃO DE PROCESSOS" src="https://dtidigital.com.br/wp-content/uploads/2016/03/IMAGEM-POST-RAONI-1.jpg" alt="IMAGEM POST RAONI" width="644" height="524" />
Ao fim do projeto, foi possível averiguar uma série de benefícios:
⦁ Redução de horas gastas nas diversas etapas do processo; 
⦁ Resultados disponíveis para todos os envolvidos mais rapidamente; 
⦁ Redução dos problemas de comunicação e dúvidas, pois pode ser acessado online a qualquer momento; 
⦁ Maior garantia dos prazos para envio das informações e anexos; 
⦁ Maior transparência no processo e confiabilidade no armazenamento dos documentos, tornando todo o processo auditável;
 Como anda o fluxo dos processos da sua organização? Se sua produtividade é importante para a sobrevivência do seu negócio, a dti pode te ajudar. Entre em contato conosco!
 Por: Raoni Resende

Automação de processos: Alavancando a produtividade

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