Agilidade no trabalho: 5 dicas para o trabalho remoto

Nesse momento, mais do que em todos os outros, precisamos pensar diferente e ter agilidade no trabalho. Precisamos ser criativos, ser adaptáveis. Precisamos pensar em como entregar valor real para os clientes no contexto atual. Hoje vamos te mostrar como alguns princípios ágeis podem te ajudar a aumentar sua produtividade e agilidade no trabalho remoto e entregar valor mesmo à distância, confira.

Com a crise do Covid-19, estamos vivendo um exemplo muito claro do famoso Mundo VUCA. No início de 2020 pensamos que teríamos uma pandemia que pararia tudo (Volatility)? Sabemos como será a situação das cidades na semana que vem (Uncertainty)? Conseguimos analisar os efeitos no mundo causados por esse vírus (Complexity)? Existe apenas uma visão certa ou errada sobre o que está acontecendo e como devemos proceder (Ambiguity)?

Grandes empresas estão levando seus profissionais para trabalhar de dentro de casa. E, com essa mudança na rotina, muitas pessoas que sempre tiveram o sonho do home office, vêm passando por dificuldades e refletindo sobre o seu processo produtivo. 

Como ter agilidade

O conceito de agilismo é discutido há decadas, e com essas discussões, chega-se à conclusão de que agilismo não é sobre velocidade. Ao lermos o termo “ágil”, logo remetemos à velocidade, não é? Na verdade, ser ágil é sobre ser mais adaptável e aberto aos novos métodos de produção e aprendizado. Essa filosofia reafirma nossa capacidade de produzir e nos adaptarmos às mudanças do mercado com resultados constantes.

Então é possível ser rápido e ter agilidade no trabalho? É possível, sim, mas do ponto de vista de times e organização. A velocidade da produção caminha junto aos times reduzidos, otimizando o processo de maneira sistêmica. Ou seja: investir em mudanças estruturais garante mais resultados em menos tempo do que investir apenas na redução do tempo sem estratégias prévias.

As questões são inúmeras mas uma constatação é certeira: se, trabalhando de casa, continuarmos agindo da mesma forma como fazemos no escritório, o nosso trabalho não vai fluir. Estamos em um ambiente sem a mesma infraestrutura do escritório, distante dos nossos colegas de trabalho, dividindo espaço com a nossa família, disputando atenção com as inúmeras lives no Instagram.

E o que os princípios do agilismo tem a ver com agilidade no trabalho remoto?

No manifesto ágil, temos valores e princípios que são muito aplicáveis nessa realidade cada vez mais incerta, em que a entrega de valor é cada vez mais importante, mas difícil de acontecer em alguns casos, sobretudo se tratando de agilidade no trabalho e nas organizações. Hoje, dos 12 princípios ágeis (valor, comunicação, motivação, união, frequência, flexibilidade, funcionalidade, sustentabilidade, simplicidade, organização, autoavaliação e revisão), vamos falar de 5 que são bem úteis para produtividade no trabalho remoto.

• Comunicação e agilidade no trabalho:

Se você já tinha problemas de comunicação dentro do escritório, provavelmente a distância só os aumentará. Porque, obviamente, você não pode levantar da sua cadeira e ir na mesa do seu colega pedir alguma ajuda, perguntar sobre alguma demanda, conversar sobre o andamento de um projeto. 

Evite usar apenas emails como forma primordial de comunicação, isso pode te fazer perder agilidade no trabalho! Se você quer ser assertivo, ligue pelo celular, chame para uma reunião online, mande uma mensagem no canal interno, opte por canais quentes de comunicação. O email vai cair em uma caixa lotada de outros emails não importantes e você vai acabar perdendo o timing. Em casa, o acesso a todos os canais de informação é facilitado. Tente chamar a atenção de quem você precisa da forma mais pessoal possível. Comunicação aberta e clara é um dos princípios do agilismo que não pode ficar de fora. 

 

• Autoavaliação:

Você já deve ter ouvido a seguinte frase em algumas de suas reuniões virtuais: “Nessa quarentena, estou trabalhando mais do que nunca”. Essa situação pode estar acontecendo porque em casa você tem mais concentração do que a agilidade no trabalho já que não existem tantas distrações externas (colegas indo na sua cadeira te perguntar algo, bate papo na hora do lanche, demanda urgente que você acaba ajudando). Mas atenção: não confunda mais horas trabalhadas com mais tempo produtivo. Não adianta trabalhar durante 12 horas seguidas e chegar no fim do dia sem ter gerado nenhum valor concreto para o seu cliente. Agilidade no trabalho é sobre saber se adaptar, e não ser mais rápido.  

Agora, se você está precisando de mais horas para fazer o seu trabalho da sua carga horária, uma dica é tentar perceber o que está te atrasando e eliminar essas situações. Determine um horário para acordar, tome café e banho. Se possível, vá para um canto da sua casa mais tranquilo e converse sobre seus horários e reuniões com as pessoas que moram com você. Organização e autoavaliação é fundamental para maior agilidade no trabalho. 

• Frequência:

Mais um princípio ágil essencial no trabalho físico que deve ser ainda mais incentivado no trabalho remoto. Os “encontros” semanais de planejamento dos próximos passos e as reuniões diárias de andamento dos projetos podem ser bons aliados na busca por transparência, e manter a frequência desses ritos é fundamental. Nestes encontros é importante que as pessoas estejam “vulneráveis”, falem de suas dificuldades, barreiras, processos, conclusões e peçam ajuda se necessário. A colaboração, base dos princípios do agilismo, só vem a partir da vulnerabilidade e, de forma remota principalmente, ninguém vai conseguir trabalhar sozinho e ter agilidade no trabalho ao mesmo tempo.

• Organização:

Se você ainda não atualizou seus direcionamentos para o novo contexto de Coronavírus, você pode ter dificuldade de continuar gerando valor real para o seu cliente. Orientações claras pensadas pelo time e que façam sentido especialmente nesse período são essenciais para manter a relevância de quem paga pelos seus serviços. Organize-se para conseguir passar os feedbacks e novos direcionamentos mesmo à distância. Não é sobre como ter agilidade, é sobre melhor estruturação do espaço-tempo doméstico. 

Com os direcionamentos coerentes e alinhados, quando o time conseguir cumpri-las, reconheça, inclusive se você não for uma liderança. Convoque um happy hour virtual ou montem um cartão virtual. Não é porque estamos longe que devemos deixar de comemorar as conquistas e continuar motivando o time com agilidade.

• Motivação:

Trabalhar alinhado com o seu time é essencial. Para manter a comunicação remotamente com os seus colegas de trabalho podemos lançar mão de várias ferramentas como Trello, Mural, Draw.io. Mas, esses softwares não resolvem os problemas de alinhamento. O que resolve esse tipo de problema são as pessoas. 

Em trabalho remoto, o propósito dos princípios do agilismo tem que estar ainda mais difundido. Propósito tem a ver com cultura e com motivação. E, inserir essas questões nos times não é dever só do RH e sim do próprio time. Por que eu vou acordar cedo, sentar na frente do computador, ter reuniões e fazer tarefas? Porque eu acredito no propósito da minha empresa e eu quero entregar valor para os nossos clientes. 

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Agora você está pronto para alavancar sua agilidade no trabalho remoto

Eliminar algumas dificuldades e barreiras que tornam nosso trabalho menos proveitoso é essencial para aumentar nossa produtividade no trabalho remoto. Vamos aproveitar esse momento para percebermos o que é desperdício no seu trabalho convencional e o que é realmente necessário para você gerar valor para o seu cliente, afinal, é isso que importa.  

O mindset ágil nunca foi tão necessário quanto agora, muitas de suas ferramentas e frameworks são de grande valor trabalhando à distância. Nos cabe saber adaptar e manter essas práticas em diferentes contextos. E, como fazer isso?  Na u.dti, por exemplo, compartilhamos conhecimentos práticos essenciais da agilidade com Scrum, Design Thinking, liderança e outros em sessões de workshops com nossos especialistas do mercado. 

Outros conteúdos interessantes e princípios do agilismo podem ser encontrados no podcast “Os Agilistas”, o maior sobre o tema no Brasil. O programa está disponível em todas as plataformas de streaming (Spotify, iTunes, Soundcloud…), é só escolher a sua predileta. E se você tem interesse de aplicar a agilidade no trabalho de maneira prática, se cadastre em uma de nossas vagas disponíveis na página de carreiras. Escolha a que mais tem a ver com você e venha ser dti! 

A quarentena é temporária. Ao final de tudo isso, pegue toda essa experiência trabalhando de casa e leve para o seu time. Reflitam, juntos, sobre o que podem fazer para otimizarem o trabalho no escritório. Vamos usar esse tempo de isolamento forçado para tirarmos aprendizados e provocarmos mudanças quando o mundo voltar ao novo normal.