Em um cenário cada vez mais volátil, incerto, complexo e ambíguo (VUCA), diversas empresas buscam <a href="https://dtidigital.com.br/blog/aumentando-produtividade-na-sua-empresa-com-automacao-de-processos-de-negocio/">otimizar e automatizar seus fluxos de trabalho</a>, tirando tarefas manuais e repetitivas das mãos de sua equipe e dedicando-as em tarefas especialistas que exijam fielmente de suas habilidades. Automatizar processos, no entanto, não é mais o grande diferencial para mantê-las à frente. É preciso ir além: criar uma forte aliança entre os líderes de Negócios e de Tecnologia da Informação, fomentados pela transformação digital, de forma a criar novas oportunidades através da automação de negócios.
<div id="toc_container" class="toc_white no_bullets">Sum&aacute;rio<ul class="toc_list"><li><a href="#Afinal-o-que-sao-processos">1 Afinal, o que são processos?</a></li><li><a href="#Como-gerenciar-processos">2 Como gerenciar processos?</a></li><li><a href="#Vamos-a-pratica">3 Vamos à prática…</a></li><li><a href="#i">4  </a></li><li><a href="#Percorrendo-o-caminho-feliz">5 Percorrendo o caminho feliz…</a></li><li><a href="#Como-otimizar-processos">6 Como otimizar processos?</a><ul><li><a href="#Solicitar-e-entregar-cardapio">6.1 Solicitar e entregar cardápio:</a></li><li><a href="#Verificar-ingredientes">6.2 Verificar ingredientes:</a></li><li><a href="#Entregar-pedido">6.3 Entregar pedido:</a></li></ul></li><li><a href="#Como-realizar-a-automacao-de-processos">7 Como realizar a automação de processos?</a></li><li><a href="#Aplicando-a-automacao-de-processos">8 Aplicando a automação de processos</a></li><li><a href="#Vamos-alem-Gerando-valor-atraves-da-Automacao-de-Negocios">9 Vamos além? Gerando valor através da Automação de Negócios</a></li><li><a href="#A-conclusao-aponta-para-a-automacao-de-negocios">10 A conclusão aponta para a automação de negócios</a></li></ul></div>
<h2 id="5081" class="ld le fo bs br gg lf lg lh li lj lk ll lm ln lo lp">Afinal, o que são processos?</h2>
Pela própria definição formal, processos representam uma maneira de se fazer algo. Em outras palavras, é a sequência de atividades e ações para se obter determinado resultado. No mundo dos negócios, lidamos com processos a todo momento e em todos os níveis das empresas, por mais que não estejam perceptíveis aos consumidores finais, ao menos em primeiro momento. São processos que permitem, por exemplo, um fast-food  lhe servir tão rápido e ainda manter seu padrão de qualidade em todas suas unidades espalhadas pelo mundo. Assim fica fácil perceber o valor dos processos, não é?
<h2 id="1546" class="lt lu ct bc bb hc lv lw lx ly lz ma mb mc md me mf">Como gerenciar processos?</h2>
Dada a importância dos processos para o sucesso dos negócios, é preciso gerenciá-los de forma efetiva. Esta área, também conhecida pelo acrônimo BPM (Business Process Management), tem como atividades primárias o mapeamento e otimização dos processos.
<img fetchpriority="high" decoding="async" class="alignleft size-full wp-image-7023" src="https://dtidigital.com.br/wp-content/uploads/2019/12/william-iven-gcsNOsPEXfs-unsplash.jpg" alt="" width="4193" height="2785" srcset="https://www.cms.dtidigital.com.br/wp-content/uploads/2019/12/william-iven-gcsNOsPEXfs-unsplash.jpg 4193w, https://www.cms.dtidigital.com.br/wp-content/uploads/2019/12/william-iven-gcsNOsPEXfs-unsplash-300x199.jpg 300w, https://www.cms.dtidigital.com.br/wp-content/uploads/2019/12/william-iven-gcsNOsPEXfs-unsplash-768x510.jpg 768w, https://www.cms.dtidigital.com.br/wp-content/uploads/2019/12/william-iven-gcsNOsPEXfs-unsplash-1024x680.jpg 1024w" sizes="(max-width: 4193px) 100vw, 4193px" />
Considera-se válida toda e qualquer forma de mapear processos e seus fluxos. Há quem inclusive os faça através de desenhos, como storytelling ou roadmaps, no entanto, a notação BPMN (Business Process Management Notation) é a forma mais conhecida e utilizada no mundo dos <a href="https://blog.nectarcrm.com.br/software-de-vendas/">softwares</a>, disponibilizando uma série de elementos e ícones padronizados, criando uma linguagem universal, fácil de ser entendida.
<h2>Vamos à prática…</h2>
Imagine que você esteja em um restaurante e queira fazer seu pedido. As tarefas deste processo se mostram bastante simples, todavia, não seguindo um fluxo adequado, possivelmente trarão grandes transtornos.
<img decoding="async" class="alignleft wp-image-7039 size-full" src="https://dtidigital.com.br/wp-content/uploads/2019/12/shutterstock_125875100-scaled.jpg" alt="automação de negócios" width="2560" height="1852" srcset="https://www.cms.dtidigital.com.br/wp-content/uploads/2019/12/shutterstock_125875100-scaled.jpg 2560w, https://www.cms.dtidigital.com.br/wp-content/uploads/2019/12/shutterstock_125875100-300x217.jpg 300w, https://www.cms.dtidigital.com.br/wp-content/uploads/2019/12/shutterstock_125875100-1024x741.jpg 1024w, https://www.cms.dtidigital.com.br/wp-content/uploads/2019/12/shutterstock_125875100-768x556.jpg 768w, https://www.cms.dtidigital.com.br/wp-content/uploads/2019/12/shutterstock_125875100-1536x1111.jpg 1536w, https://www.cms.dtidigital.com.br/wp-content/uploads/2019/12/shutterstock_125875100-2048x1481.jpg 2048w" sizes="(max-width: 2560px) 100vw, 2560px" />
Através da notação (BPMN) podemos representar o fluxo de um pedido no restaurante — da solicitação do cardápio à entrega do pedido — da seguinte forma:
<figure id="attachment_7001" aria-describedby="caption-attachment-7001" style="width: 1024px" class="wp-caption alignnone"><img decoding="async" class="wp-image-7001 size-large" src="https://dtidigital.com.br/wp-content/uploads/2019/12/1_UIWmg6ipai4NjHw-au9Lqw-1024x383.jpg" alt="automação de negócios" width="1024" height="383" srcset="https://www.cms.dtidigital.com.br/wp-content/uploads/2019/12/1_UIWmg6ipai4NjHw-au9Lqw-1024x383.jpg 1024w, https://www.cms.dtidigital.com.br/wp-content/uploads/2019/12/1_UIWmg6ipai4NjHw-au9Lqw-300x112.jpg 300w, https://www.cms.dtidigital.com.br/wp-content/uploads/2019/12/1_UIWmg6ipai4NjHw-au9Lqw-768x287.jpg 768w, https://www.cms.dtidigital.com.br/wp-content/uploads/2019/12/1_UIWmg6ipai4NjHw-au9Lqw.jpg 1416w" sizes="(max-width: 1024px) 100vw, 1024px" /><figcaption id="caption-attachment-7001" class="wp-caption-text">Processo 1. Realizar pedido: da solicitação do cardápio ao recebimento do pedido.</figcaption></figure>
<h2> </h2>
<h2>Percorrendo o caminho feliz…</h2>
O processo inicia-se no cliente, à partir da necessidade de realizar seu pedido. Para tal ele deve solicitar o cardápio ao atendente que o entregará. Não havendo dúvidas, o cliente realiza seu pedido que então é formalizado pelo atendente e repassado à cozinha. O cozinheiro por sua vez, informado do pedido, verificará os ingredientes e, havendo disponibilidade, irá cozinhar e entregar o prato. Por fim, o atendente entrega o pedido ao cliente, conforme solicitado.
<h2>Como otimizar processos?</h2>
Uma vez mapeados, identificar tarefas redundantes, gargalos na produção e até recursos subutilizados se torna uma tarefa menos complexa e possibilita resultados significativos para as organizações, principalmente quanto à redução de tempo e custos na produção. Aproveitando do processo 1 (imagem anterior) como exemplo, podemos aplicar simples ajustes que otimizarão o processo:
<ol>
<li>
<h3>Solicitar e entregar cardápio:</h3>
2 atividades e 2 atores. Necessário? Nem sempre! Alguns estabelecimentos disponibilizam suas opções em painéis ou televisores (comum em fast -foods); outros já deixam um cardápio em cada mesa, acessíveis aos clientes assim que se acomodam; outros utilizam de dispositivos como tablets ou até mesmo restaurantes mais tradicionais, que consideram a entrega do cardápio uma atividade desejada pelo cliente, podem entregá-lo durante sua recepção à mesa, reduzindo ao menos uma atividade no processo: a de solicitar o cardápio.
</li>
<li>
<h3>Verificar ingredientes: </h3>
Assim que o cliente realiza seu pedido, o atendente o formaliza através de uma comanda e então repassa à cozinha. O cozinheiro por sua vez verifica o pedido e então separa os ingredientes. Não havendo ingredientes suficientes, o cozinheiro reporta ao atendente que então comunica o cliente. À primeira vista, um procedimento simples, correto? No entanto, imagine este mesmo pedido sendo realizado por diferentes clientes a diferentes garçons? Imagine também o caso de um cliente já orientado desta indisponibilidade, realizar outro pedido e tê-lo novamente &#8216;cancelado&#8217; e pela mesma razão? Uma simples alteração na tarefa poderia otimizar esta experiência: alterar ‘informar indisponibilidade’ para ‘informar indisponibilidades’ (um simples “S”). Neste caso, cozinheiro e atendente já se entendem sobre todos os itens indisponíveis, evitando novos desconfortos. Neste ponto é normal se perguntar: não seria mais fácil otimizar para que no início do dia a tarefa de verificar ingredientes fosse realizada uma única vez? Sim! No entanto, isto não excluiria a necessidade de realizar novas verificações ao longo do expediente uma vez que os ingredientes podem acabar à medida que os pedidos são feitos.
</li>
<li>
<h3>Entregar pedido:</h3>
Aqui temos o clássico “2 atividades iguais executadas por atores diferentes”: o cozinheiro entrega o pedido ao atendente que por sua vez entrega ao cliente. Em alguns cenários é perfeitamente possível remover a tarefa redundante, otimizando o processo. Para o exemplo, caso o restaurante fosse um fast-food, o pedido poderia ir diretamente do cozinheiro para uma espécie de ‘esteira de entrega’, onde o próprio cliente realiza sua retirada.
</li>
</ol>
Aplicando as 3 otimizações acima descritas, podemos representar o fluxo otimizado da seguinte forma:
<figure id="attachment_7002" aria-describedby="caption-attachment-7002" style="width: 1024px" class="wp-caption alignnone"><img loading="lazy" decoding="async" class="size-large wp-image-7002" src="https://dtidigital.com.br/wp-content/uploads/2019/12/processo-2-1024x350.jpg" alt="" width="1024" height="350" srcset="https://www.cms.dtidigital.com.br/wp-content/uploads/2019/12/processo-2-1024x350.jpg 1024w, https://www.cms.dtidigital.com.br/wp-content/uploads/2019/12/processo-2-300x102.jpg 300w, https://www.cms.dtidigital.com.br/wp-content/uploads/2019/12/processo-2-768x262.jpg 768w, https://www.cms.dtidigital.com.br/wp-content/uploads/2019/12/processo-2.jpg 1552w" sizes="(max-width: 1024px) 100vw, 1024px" /><figcaption id="caption-attachment-7002" class="wp-caption-text">Processo 2. Realizar pedido (otimizado): da realização ao recebimento do pedido.</figcaption></figure>
Comparando o Processo 1 (original) ao Processo 2 (otimizado), temos a redução de 15 para 12 atividades, resultando numa otimização de 20% (em números absolutos). Imagine este benefício aplicado a um dia inteiro de trabalho? Escale estes ganhos à uma rede de restaurantes!
<img loading="lazy" decoding="async" class="alignleft wp-image-7001 size-full" src="https://dtidigital.com.br/wp-content/uploads/2019/12/1_UIWmg6ipai4NjHw-au9Lqw.jpg" alt="automação de negócios" width="1416" height="530" srcset="https://www.cms.dtidigital.com.br/wp-content/uploads/2019/12/1_UIWmg6ipai4NjHw-au9Lqw.jpg 1416w, https://www.cms.dtidigital.com.br/wp-content/uploads/2019/12/1_UIWmg6ipai4NjHw-au9Lqw-300x112.jpg 300w, https://www.cms.dtidigital.com.br/wp-content/uploads/2019/12/1_UIWmg6ipai4NjHw-au9Lqw-768x287.jpg 768w, https://www.cms.dtidigital.com.br/wp-content/uploads/2019/12/1_UIWmg6ipai4NjHw-au9Lqw-1024x383.jpg 1024w" sizes="(max-width: 1416px) 100vw, 1416px" /><img loading="lazy" decoding="async" class="alignleft size-full wp-image-7002" src="https://dtidigital.com.br/wp-content/uploads/2019/12/processo-2.jpg" alt="" width="1552" height="530" srcset="https://www.cms.dtidigital.com.br/wp-content/uploads/2019/12/processo-2.jpg 1552w, https://www.cms.dtidigital.com.br/wp-content/uploads/2019/12/processo-2-300x102.jpg 300w, https://www.cms.dtidigital.com.br/wp-content/uploads/2019/12/processo-2-768x262.jpg 768w, https://www.cms.dtidigital.com.br/wp-content/uploads/2019/12/processo-2-1024x350.jpg 1024w" sizes="(max-width: 1552px) 100vw, 1552px" />
<span style="display: inline !important; float: none; background-color: #ffffff; color: #929292; cursor: text; font-family: 'Open Sans',sans-serif; font-size: 14px; font-style: normal; font-variant: normal; font-weight: 400; letter-spacing: normal; orphans: 2; text-align: left; text-decoration: none; text-indent: 0px; text-transform: none; -webkit-text-stroke-width: 0px; white-space: normal; word-spacing: 0px;">Importante ressaltar que todo processo deve ser otimizado <span style="text-align: left; color: #929292; text-transform: none; text-indent: 0px; letter-spacing: normal; font-family: 'Open Sans',sans-serif; font-size: 14px; font-variant: normal; text-decoration: none; word-spacing: 0px; display: inline !important; white-space: normal; cursor: text; orphans: 2; float: none; -webkit-text-stroke-width: 0px; background-color: #ffffff;">considerando as especificidades de seu cenário.
<h2>Como realizar a automação de processos?</h2>
Indo muito além da otimização, a Automação de Processos de Negócios (Business Process Automation — BPA) objetiva no aumento da eficiência dos processos e seus resultados, utilizando-se de tecnologias e mecanismos autorreguláveis com o mínimo de (ou até nenhuma) interferência humana. Uma estratégia extremamente eficiente para reduzir custos e aumentar a produtividade!
Utilizando-se ainda de nosso exemplo, imagine substituir o cardápio físico deste restaurante por um cardápio digital que exiba somente pratos disponíveis, atualizados em tempo real, de acordo com a indisponibilidade dos ingredientes. Isto é, quando o cozinheiro reporta a falta de determinado ingrediente, todos os itens que necessitam do mesmo, são automaticamente removidos do cardápio.
 
<h2>Aplicando a automação de processos</h2>
Perceba que relatar a indisponibilidade dos ingredientes, no exemplo acima, ainda é realizado de forma manual. Aplicando a automação em todas os aspectos e formas possíveis, imaginemos um sensor de peso em cada bandeja do refrigerador (com ingredientes pré-definidos), que interligados à um &#8216;sistema inteligente&#8217;, não só indisponibiliza os pratos no cardápio digital, como também reporta ao fornecedor a necessidade de compra. Incrível, não?
Tornando ainda mais &#8216;inteligente e automatizado&#8217; este processo, seria possível definir a quantidade mínima necessária do ingrediente em cada item do cardápio e indicar sua indisponibilidade de acordo com este peso. Isto é, caso haja 300g de um determinado ingrediente, os pratos que levam mais que essa proporção tornariam-se indisponíveis, enquanto os que levam menos, continuariam disponíveis. Uma regra similar poderia ser empregada ao pedido do fornecedor, indicando a quantidade certa necessária de acordo com as datas e suas média de consumo, mantendo somente o quantitativo adequado em estoque.
<h2>Vamos além? Gerando valor através da Automação de Negócios</h2>
Imagine este mesmo restaurante permitindo que você realize seu pedido através de um dispositivo móvel, como o celular, antes mesmo de chegar e ainda diga o melhor momento a ser servido. Fechar a conta e realizar o pagamento sem precisar &#8216;levantar o braço&#8217; e/ou muito menos aguardar a maquininha do cartão.
Ah, lembra dos ingredientes pedidos ao fornecedor de forma automática? Imagine este mesmo &#8216;sistema&#8217; reconhecendo uma alta quantidade de determinado ingrediente e sua proximidade do vencimento, cria condições especiais (de pratos que utilizam do ingrediente) considerando a média histórica de pedidos naquela mesma época e automaticamente informa aos clientes interessados ou potenciais (sim, você poderia receber um alerta em seu celular sem que um funcionário tenha realizado qualquer movimentação). E o cardápio também seria atualizado de forma automática! 😉
<h2>A conclusão aponta para a automação de negócios</h2>
A Automação de Negócios vai muito além da gestão e otimização de processos, é mais que automatizar tarefas, é mais que tornar processos mais rápidos e eficazes. É possibilitar que a sua empresa aumente a capacidade de realizar negócios sem necessariamente aumentar o quadro de funcionários ou os investimentos na mesma proporção. É possibilitar que a tecnologia interaja com seus clientes expandindo as oportunidades e realizando seus negócios de forma automatizada.
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